あれ、欠勤が有休扱いになってる…
会社から有給休暇の取得日を勝手に指定された経験はありませんか？
有給休暇は労働者が申請しなければ使えない権利です。
会社が労働者の知らぬ間に有給を勝手に決めるのは、法律違反の可能性が高いです。
会社が指定できるのは年5日の有給休暇だけです。さらに、労働者の意思も尊重されなければなりません。
本記事では、有給休暇を会社が勝手に決める行為の違法性について、労働基準法に基づいて詳しく解説します。
また、違法なケースと適法なケースの違い、勝手に使われた場合の対処法、労働基準監督署への相談方法まで、働く人が知っておくべき実践的な知識をお伝えします。
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目次
有給休暇を会社が勝手に決めるのは違法？
労働基準法は労働者が自由に有給休暇を取得できることを前提としており、会社が無断で消化する行為は違法行為に該当します。
従業員の希望を無視して決めるのは違法
労働基準法第39条第5項では、労働者が請求した時季に有給休暇を与えなければならないと定められています。
つまり、有給休暇を取得する権利は労働者側にあり、会社は労働者の希望を尊重する義務があるのです。
従業員が取得したい日を申請しているにもかかわらず、従業員の同意なく有給休暇の取得日を決定することは、この法律に違反する行為となります。
また、有給休暇を取得する理由を会社に説明する義務は労働者にはありません。
会社が取得理由を詮索したり、理由によって承認の可否を決めたりすることも、労働者の権利を侵害する行為として問題となります。
実際の労働現場では、上司や人事担当者が従業員の意向を確認せずに有給休暇の予定を組んでしまうケースが散見されますが、これは明確な違法行為です。
会社は従業員に有給を取らせる義務がある
2019年4月に施行された働き方改革関連法により、年間10日以上の有給休暇が付与される労働者に対して、会社は年5日以上の有給休暇を確実に取得させる義務が課されました。
有給休暇の取得率向上を目的とした制度ですが、この義務を果たすために会社が一方的に取得日を指定することは原則として認められません。
取得義務を履行する場合でも、労働者の意向を聞き取り、希望する日に取得できるよう配慮する必要があります。
一方で、労働者が自ら有給休暇を取得しない場合には、会社が時季を指定して取得させることが可能です。
その場合でも、完全に会社の都合だけで決めることは違法であり、労働者との対話と調整が求められるのです。
有給休暇の指定が違法ではないケース
法律で定められた特定の制度を利用する場合には、例外的に会社が有給休暇の指定をすることが認められます。
「計画的付与制度」を利用する場合
計画的付与制度とは、労働者が保有する有給休暇のうち5日を超える部分について、労使協定を締結することで会社が計画的に取得日を割り振ることができる制度です。
たとえば、年間15日の有給休暇が付与されている労働者の場合、5日は労働者が自由に取得でき、残りの10日については計画的付与の対象とすることが可能です。
この制度を利用すれば、夏季休暇や年末年始に合わせて事業所全体を休業にしたり、休日と平日の間に有給休暇を付与して大型連休を作ったりすることができます。
ただし、計画的付与制度を導入するためには、事前に労働者の過半数を代表する者と書面による労使協定を締結する必要があります。
また、計画的付与の対象とできるのはあくまで5日を超える部分のみであり、労働者が自由に取得できる5日分は必ず確保しなければなりません。
「時季変更権」を行使した場合
時季変更権とは、労働者が請求した時季に有給休暇を与えることが事業の正常な運営を妨げる場合に、会社が別の時季に変更できる権利です。
労働基準法第39条第5項但し書きに規定されており、繁忙期や人手不足の状況下で限定的に認められます。
ただし、時季変更権の行使には厳格な要件があります。
単に繁忙期だからという理由だけでは認められず、代替要員の確保ができないかを十分に検討し、それでも事業運営に著しい支障が生じる場合に限られます。
また、時季変更権を行使する際には、労働者と協議し、できるだけ労働者の希望に近い代替日を提示することが求められます。
会社が一方的に別の日を指定するのではなく、労働者の事情にも配慮した調整が必要なのです、
有給を勝手に使うことが違法なケース
会社が労働者の同意なく有給休暇を消化してしまうケースは、明確な権利侵害として違法性が高い行為です。
以下のような状況では、会社の対応が違法とみなされる可能性が極めて高くなります。
体調不良の欠勤が有休扱いされた
風邪や体調不良で会社を休んだ際、労働者が有給休暇の申請をしていないにもかかわらず、会社が勝手に有給休暇として処理するケースがあります。
これは明確な違法行為です。
有給休暇の取得は労働者の意思表示によって行われるものであり、会社が一方的に欠勤日を有給休暇扱いにすることは認められていません。
労働者が欠勤を選択したのであれば、それは欠勤として扱われるべきであり、給与控除などの処理も欠勤に基づいて行われるべきです。
有給休暇をいつどのように使うかは労働者の自由であり、将来の旅行や私用のために温存しておきたいと考える労働者の権利を会社が奪うことはできません。
体調不良で休んだ日を有給休暇扱いにする場合には、必ず事前または事後に労働者本人の確認と同意を得る必要があります。
確認なく処理された場合には、会社に訂正を求めることができます。
人数調整で勝手に有休扱いにされた
業務量が少ない閑散期や、人員が過剰になった時期に、会社が人数調整のために勝手に有給休暇として処理するケースも違法です。
会社の都合で休業させる場合、それは会社都合の休業であり、有給休暇として扱うことはできません。
労働基準法第26条では、会社の責任による休業の場合、平均賃金の60%以上の休業手当を支払う義務があると定められています。
会社がこの支払いを免れるために、労働者の有給休暇を勝手に消化させることは許されません。
特に、シフト制で働くパートやアルバイトの労働者が、シフトを削られた上に有給休暇として処理されるケースも見られます。これも明確な違法行為です。
人数調整が必要な場合でも、労働者に事前に説明し、同意を得た上で有給休暇を取得してもらうという正しい手順を踏む必要があります。
工事などで職場に立ち入りができない
オフィスの改装工事や設備点検などで職場に立ち入りができない日を、会社が一方的に有給休暇として処理するケースも違法です。
完全に会社側の事情による休業であり、労働者が自由に取得できる有給休暇とは性質が異なります。
工事や点検は会社が計画的に実施するものであり、その期間中に労働者が働けないのは会社の責任です。
したがって、この期間については会社都合の休業として扱われるべきであり、休業手当の支払いや特別休暇の付与など、会社が適切な対応をとる必要があります。
同様に、自然災害や感染症の流行などで事業所が閉鎖された場合も、会社が一方的に有給休暇として処理することは認められません。
工事や災害などの特殊な事情がある場合には、会社は労働者に対して丁寧に説明し、有給休暇の取得を希望するか、あるいは別の形での補償を希望するかを確認する必要があります。
有給を勝手に使われないための対策3選
有給休暇を会社に勝手に使われないためには、日頃から自分の権利を正しく理解し、記録を残しておくことが重要です。
就業規則を熟読する
まず最初に行うべきは、自社の就業規則を確認することです。
就業規則には、有給休暇の付与日数、取得方法、計画的付与制度の有無など、有給休暇に関する重要な情報が記載されています。
会社がどのようなルールで有給休暇を運用しているかを把握することで、会社の対応が適法かどうかを判断できるようになります。
特に、計画的付与制度を導入している場合には、その内容や労使協定の存在を確認しておくことが重要です。
自分の権利を守るために、法律の基本的な知識と就業規則の内容を理解しておくことが大切です。
有給の記録を残しておく
有給休暇の付与日数、取得日、残日数を自分で記録しておくことは、トラブル防止に非常に効果的です。
会社が発行する給与明細や勤怠管理システムに、有給休暇の残日数が記載されている場合もあります。
加えて、それだけに頼らず、自分でも手帳などに記録を残しておきましょう。
いつ有給休暇を取得したか、会社から付与された日数は何日だったかを正確に把握しておくことで、会社が勝手に有給休暇を消化していないかをチェックできます。
記録があれば、会社との間で有給休暇の取得に関する認識の違いが生じた場合でも、事実関係を明確にすることができます。
記録を残すという習慣は、自分の権利を守るための最も基本的で効果的な対策といえます。
勝手に使われた日時と理由を記録しておく
もし会社に有給休暇を勝手に使われてしまった場合には、その日時と状況を詳細に記録しておくことが重要です。
いつ、どのような理由で、誰の判断によって有給休暇が消化されたのかを記録しておけば、後日労働基準監督署に相談したり弁護士に依頼したりする際の重要な証拠となります。
可能であれば、会社からの通知メールや勤怠記録の画面のスクリーンショットなど、客観的な証拠も保存しておきましょう。
記録する際には、単に日付だけでなく、前後の経緯も含めて詳しく記載することが大切です。
記録が詳細であればあるほど、問題の解決に役立ちます。
また、同じような状況が繰り返される場合には、パターンとして記録しておくことで、会社の違法な対応を立証しやすくなります。
会社に有給を勝手に使われたら？労基も検討
会社に有給休暇を勝手に使われた場合、適切な対処方法を知っておくことが重要です。
段階的に対応することで、問題の解決につながります。
まずは会社に確認
有給休暇が勝手に消化されていることに気づいたら、まずは会社の人事部門や直属の上司に確認することから始めましょう。
単なる事務処理のミスや認識の違いである可能性もあります。
冷静に事実関係を確認し、自分が有給休暇の取得を申請していないことを伝えましょう。この際、先ほど説明した記録が役立ちます。
自分の主張が正しいことを証明できる資料があれば、会社側も訂正に応じやすくなります。
もし会社が訂正に応じない場合や、違法な対応を続ける場合には、次の段階として外部機関への相談を検討する必要があります。
労働基準監督署に相談
会社が違法な対応を改めない場合には、労働基準監督署への相談を検討しましょう。
労働基準監督署は、管轄地域内の事業所が労働基準法を守っているかを監督する公的機関です。
有給休暇を勝手に使われたという相談に対して、事実関係を調査し、違法性が認められれば会社に是正勧告を行ってくれます。
相談は無料で、匿名での相談も可能です。
ただし、匿名の場合には調査や指導が限定的になることがあります。
ただし、労働基準監督署は労働基準法違反の是正を指導する機関であり、個別の損害賠償請求などには関与しません。
金銭的な補償を求める場合には、弁護士への相談が必要になります。
弁護士に相談
有給休暇を勝手に使われたことで精神的苦痛を受けた場合や、不利益を被った場合には、弁護士に相談することを検討しましょう。
弁護士は法律の専門家として、会社との交渉や訴訟などの法的手続きを代行してくれます。
特に、会社が組織的に違法な対応を続けている場合や、労働基準監督署の是正勧告にも応じない場合には、弁護士の力を借りることが効果的です。
弁護士への相談は費用がかかりますが、多くの法律事務所では初回相談を無料で受け付けています。
弁護士は証拠に基づいて法的な見解を示し、どのような対応が可能かを具体的にアドバイスしてくれます。
費用が心配な方は、請求できる金額があるか弁護士に無料相談してみましょう。
まとめ:労働者の申請がなければ勝手に使うのは違法
労働者が申請していないのに会社が勝手に有給休暇を消化させることは違法です。
労働基準法上、休暇の取得は労働者の申請（時季指定）が前提であり、会社が一方的に決める権限はありません。
例外は「時季変更権」が認められる場合のみで、これも労働者の申請があった上で、会社の正常な運営を妨げる場合に限られます。
つまり「申請なしの強制使用」は違法行為になります。
もしあなたが、有給の勝手な消化のみならず、サービス残業などに苦しんでいる場合は、当弁護士事務所に無料相談してみてください。
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法律事務所FORWARD 代表弁護士
監修者：保坂 康介（ほさか こうすけ）
弁護士登録から11年が経過し、これまで一つ一つの案件に丁寧に向き合い、着実に実績を積み重ねてまいりました。借金問題解決を強みとしており、今後も皆様と共に前進し、弁護士として的確な法的サポートを提供できるよう努めてまいります。
